Valeur ajoutée d'une stratégie Groupware 2.0

Écrit par Frédéric Simonet.

[Les gains de productivité passeront par l'intégration d'outils collaboratifs 2.0 utilisant Internet comme plate-forme. Ces outils permettront aux utilisateurs d'accéder à n'importe quel contenu depuis n'importe quel terminal sans contrainte de réseau. ]

Next wave of corporate productivity gains should be paced by Web 2.0 driven collaboration tools that use the network as the platform to enable users to connect any device to any content over any combination of networks.

- John Chambers, CEO Cisco Systems, le 22 mai 2007

Avantages du Groupware 2.0

En intégrant le Groupware 2.0 dans votre stratégie :

  • Vous centralisez les documents de l'entreprise.
  • Vous simplifiez l'accès aux documents de l'entreprise.
  • Vous simplifiez le partage des documents et la diffusion de l'information.

Centraliser les documents. Les documents produits sont centralisés facilitant ainsi la gestion des différentes versions produites collectivement.

Simplifier l'accès aux documents. Les documents sont toujours accessibles et vos collaborateurs peuvent accéder aux documents qu'ils recherchent depuis n'importe quel support - ATAWAD.

Simplifier le partage des documents et la diffusion de l'information. Vos collaborateurs peuvent partager leurs documents et diffuser l'information (Intranet) en temps réel.

Limites du Groupware 1.0

Ci-dessous, les limites du mail comme outil de partage :

  • des documents dispersés ;
  • des documents pas toujours accessibles ;
  • et des fichiers (parfois) difficiles à transférer du fait de leur poids.

Des documents dispersées. Les logiciels de messagerie dispersent les documents - et leurs versions successives - sur les postes de travail au lieu de les centraliser.

Des documents pas toujours accessibles. Les documents partagés étant liés aux postes de travail des collaborateurs, ils ne sont pas toujours accessibles.

Des fichiers difficiles à transférer. Les logiciels de messagerie ne sont pas adaptés au partage de fichiers très volumineux tels que les vidéos par exemple.

Groupware 2.0 & Facteurs critiques de succès

Les conditions d'une stratégie collaborative 2.0 gagnante :

  • sécurité des données ;
  • confidentialité des données ;
  • et formation des utilisateurs sur les outils collaboratifs.

Sécurité des données. Votre entreprise doit sélectionner des outils certifiés SAS70 - norme d'origine américaine reconnue au niveau international.

Confidentialité des données. Votre entreprise doit sélectionner des outils certifiés Safe Harbor - charte élaborée sous l'impulsion de la communauté européenne.

Formation des utilisateurs sur les outils collaboratifs. Les outils collaboratifs requièrent une formation sur la façon de les manipuler et le contexte dans lequel ils s'inscrivent.