Valeur ajoutée des outils collaboratifs 2.0

Écrit par Frédéric Simonet.

Les outils collaboratifs 2.0 s'inscrivent dans une stratégie qui présente les avantages suivants :

  • Vous centralisez les documents.
  • Vous simplifiez l'accès aux documents.
  • Vous simplifiez le partage des documents et la diffusion de l'information.

SaaS

Simplifier l'accès aux documents et le partage des documents

Il s'agit de répondre au besoin de simplifier l'accès aux documents et le partage des documents en adoptant de outils de type SaaS. Ci-dessous les outils collaboratifs à utiliser, classés en fonction des besoins spécifiques auxquels ils répondent :

  • Vous schématisez avec Mindmeister.
  • Vous conçevez avec Gliffy - alternative MS Visio.
  • Vous éditez vos documents avec ZOHO - alternative MS Word/Excel.
  • Vous communiquez avec SlideRocket - alternative MS Powerpoint.
  • Vous archivez vos documents avec box.net.
  • Vous managez vos projets avec Basecamp - alternative MS Project.

Gestion de contenu

Simplifier la diffusion de l'information et l'accès à l'information

Il s'agit de répondre au besoin de simplifier la diffusion de l'information et l'accès à l'information en adoptant des outils de gestion de contenu tels que les Blogs, les CMS ou les Wikis. Ci-dessous les outils à utiliser, classés en fonction des besoins spécifiques auxquels ils répondent :

  • Vous valorisez vos compétences en publiant sur votre Blog.
  • Vous valorisez l'intelligence collective de l'entreprise en publiant sur le Wiki de l'entreprise.
  • Vous valorisez la communication de l'entreprise en publiant sur le CMS de l'entreprise.

Fonctions communes aux outils de gestion de contenu

  • Vous définissez vous-même les contenus.
  • Vous organisez les menus.
  • Vous personnalisez aussi bien la charte graphique que la mise en page.

Syndication/RSS

Centraliser l'information - Centraliser ses applications

Il s'agit de répondre au besoin de centraliser les flux d'information et ses applications dans un environnement personnalisé au travers d'outils qu'on appelle des agrégateurs. Ci-dessous les avantages à retirer du principe d'agrégation et le type de contenu concerné :

  • Vous échangez avec vos collaborateurs en agrégeant des fils de discussion.
  • Vous suivez l'actualité des blogs, dans un contexte de veille, en agrégeant des flux RSS.
  • Vous pilotez votre activité en intégrant des applications qui répondent vraiment à vos besoins.

Réseaux Sociaux d'Entreprise et outils collaboratifs

Si la valeur ajoutée des outils collaboratifs doit être analysée du point de vue des collaborateurs, c'est à l'échelle du management qu'il faut considérer celle des Réseaux Sociaux d'Entreprise. Ci-dessous la valeur ajoutée des Réseaux Sociaux d'Entreprise :

  • Simplifier la formation des équipes
  • Simplifier la formation d'espaces collaboratifs
  • Libérer les processus collaboratifs et applicatifs

Simplifier la formation des équipes

  • Vos collaborateurs alimentent leur profil ;
  • Vos collaborateurs ont accès aux profils de l'entreprise ;
  • Vos collaborateurs constituent des groupes de travail.

Simplifier la formation d'espaces collaboratifs

  • Vos collaborateurs alimentent leur référentiel de documents ;
  • Vos collaborateurs organisent leur référentiel de documents - classement des documents par mots clés ;
  • Vos collaborateurs diffusent l'information.

Libérer les processus collaboratifs et applicatifs

  • Vos collaborateurs définissent eux-mêmes leurs fils de discussion ;
  • Vos collaborateurs définissent eux-mêmes leurs flux d'information ;
  • Vos collaborateurs choisissent eux-mêmes les applications dont ils ont besoin au quotidien.

En tant que véritables solutions d'entreprise, les Réseaux Sociaux d'Entreprise trouvent aussi leur place dans la page sur les  outils e-business.

SaaS - Software on Demand

Les avantages du modèle SaaS - Software on demand en terme de service :

  • Virtualisation des postes. Les collaborateurs peuvent travailler depuis n'importe quel poste ;
  • Simplicité des interfaces. Les collaborateurs sont rapidement opérationnels ;
  • Externalisation de la maintenance. La DSI se concentre sur des tâches plus productives.

Les avantages du modèle SaaS - Software on demand en terme de coût :

  • Réduction des coûts. Jusqu'à 50% voire plus du fait de la mutualisation des coûts ;
  • Contrôle des coûts. L'entreprise achète en fonction de ses besoins ;
  • Flexibilité des coûts. L'entreprise peut interrompre à tout moment son abonnement.